Bagian-bagian surat resmi dan cara membuat Kop Surat Resmi

Bagian-bagian surat resmi dan cara membuat Kop Surat Resmi

Pada umumnya surat memiliki fungsi atau tujuan untuk Pemberitahuan dan Permintaan. Surat dapat dibedakan menjadi dua jenis. Surat Resmi dan Surat Tidak Resmi, Surat Resmi adalah surat yang disampaikan dari instansi baik itu pemerintah ataupun perusahaan yang isinya menyangkut hal – hal mengenai instansi bukan pribadi sedangkan surat tidak resmi adalah surat pribadi, antara orang yang satu dengan lainnya dengan tidak membawa nama instansi atau perusahaan tertentu.

·         Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.

·         Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.

·         Menggunakan ragam bahasa resmi atau baku.

·         Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.

·         Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.

Bagian Surat Resmi
sumber Gambar :skipnesia.com

Secara garis besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.

Kepala atau Kop Surat

Dalam menulis surat resmi, keberadaan kop surat sangatlah penting. Kop surat merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai berikut.

1.      Nama lembaga, instansi atau perusahaan.

2.      Alamat Lengkap perusahaan, lembaga atau instansi.

3.      Kontak yang bisa dihubungi seperti nomor telpon, fak atau email.

4.      Kode Pos

5.      Logo dari lembaga, perusahaan, atau instansi.

Nomor Surat

Nomor surat pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi sangat penting. Pada bagian ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Pada surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan pembahasannya.

Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis kembali, cukup tanggalnya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Lampiran Surat

Lampiran surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail dan lain sebagainya.

Alamat Surat

Banyak yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat surat.

1.      Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.

2.      Alamat surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap.

3.      Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”

4.      Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.

5.      Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

Salam Pembuka dan Penutup

Penulisan salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.

Isi Surat

Inilah bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat. Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor penting dari isi surat resmi.

Penutup surat
Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Selain itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

         Cara Membuat Kop Surat Resmi

Untuk membuat kop surat perusahaan atau instansi, anda dapat mengikuti cara pembuatan berikut :

1. Buka Apk Microsft word.
2. Membuat mode view menjadi print layout dengan cara : pilih menu tab View - print layout.
3. Setelah itu lakukan Double click pada area header yang terdapat pada bagian atas dari dokumen yang sedang tampil.
4. Bila belum ada, berikan tanda check pada opsi Different First Page. Hal ini untuk membuat Kop surat hanya akan ada di halaman pertama, sedangkan halaman kedua dan seterusnya tidak menggunakan kop surat.
5. Geser Margin kiri anda rada ke tengah.
6. Ketikan nama lembaga, instansi, atau perusahaan anda pada header tersebut. Tambahkan baris kosong pada baris terakhir.
7. Tambahkan gambar logo instansi anda. Jangan lupa untuk membuat format layout dari gambar logo tersebut menjadi “In Front of text”.
8. Atur posisi logo dan teks instansi.
9. Pilih dan blok baris kosong yang ada pada baris terakhir untuk dibuat garis pembatas kop surat.
10. Untuk membuat garis pembatas kop surat, pilih tab menu Home kemudian tombol            toolbar border lalu pilih item “Border and shading..” yang ada pada paling bawah.
11. Pada Dialog Border and Shading tersebut pada Setting pilih Custom, kemudian pilih bentuk garis tebal dan tipis, lalu tambahkan pada bagian atas paragraf.
12. klik tombol OK.
13. Jika border belum rata kiri, anda tinggal menarik margin kiri pada baris terakhir ke arah kiri.
14. Setelah Margin Kiri sudah digeser ke arah kiri dan Kop surat sudah siap digunakan. Klik tab        menu Header and footer tools, lalu Design lalu pilih Close Header and Footer untuk menutup Header View.

untuk melihat Contoh Surat. klik link di bawah ini :

https://drive.google.com/open?id=1hh2X3zqbB977Om8oGSZ7TYIQ5ubtRTkK